Wissen & Arbeitsmittel / Controlling & Krankenhaussteuerung
Ein guter Controllingbericht verbindet eine einheitliche Datenbasis mit einer klaren Entscheidungsvorlage. Finanzbuchhaltung, Patientenverwaltung, Personalwesen und Medizincontrolling müssen dieselben Stichtage und fachlich abgestimmte Begriffe verwenden.
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Zweckorientiertes Reporting: Ein Monatsbericht sollte zu jeder wesentlichen Abweichung nicht nur Ursache und Maßnahme, sondern auch den betroffenen Organisationszweck, konkurrierende Ziele, Unsicherheiten des Wirkmodells und mögliche Folgen für künftige Handlungsspielräume sichtbar machen. Der Bericht wird dadurch zur Grundlage eines nachvollziehbaren Managementdialogs. Zum rekursiven Steuerungsansatz.
Aufbau eines Monatsberichts
- 1. Managementzusammenfassung: wichtigste Entwicklungen, Risiken und erforderliche Entscheidungen auf einer Seite.
- 2. Leistung: Kapazitäten, Fälle, Behandlungstage, Auslastung, Versorgungsstruktur.
- 3. Personal: Besetzung, Vakanzen, Ausfälle, Kosten und gesonderte PPP-RL-Sicht.
- 4. Finanzen: Erlöse, Budgetstatus, Kosten, Ergebnis und Liquidität.
- 5. Forecast: Jahresprognose, Abweichung zum Vormonat und Szenarien.
- 6. Maßnahmen: Beschluss, Verantwortlichkeit, Termin und messbarer Wirkungsindikator.
Kennzahlensteckbrief als verbindlicher Standard
Für jede Kennzahl werden Bezeichnung, Steuerungszweck, Definition, Formel, Datenquelle, Stichtag, Periodenbezug, Verantwortlichkeit, Plausibilitätsprüfung und zulässige Interpretation dokumentiert. Zusätzlich wird die Version der Berechnungslogik festgehalten. Das verhindert, dass gleiche Begriffe in unterschiedlichen Berichten unterschiedliche Größen bezeichnen.
Datenqualität vor Visualisierung
Typische Fehler entstehen durch unterschiedliche Fallabgrenzungen, nachträgliche Buchungen, veränderte Personalstammdaten, fehlende Schnittstellen oder uneinheitliche Zuordnungen von Kostenstellen. Das Berichtswesen benötigt deshalb eine dokumentierte Abstimmung der Quellsysteme und eine Freigabe durch die fachlich zuständigen Bereiche.
Beispiel: Zwei Berichte, zwei Belegungszahlen
Die Patientenverwaltung meldet Behandlungstage, das PEPP-Controlling Berechnungstage. Beide Zahlen können korrekt sein und sich trotzdem unterscheiden. Statt eine Zahl als falsch zu bewerten, muss das Controlling Definition, Zweck und Rechtsbezug transparent machen. Erst danach ist eine gemeinsame Managementinterpretation möglich.
Vom Bericht zum Managementdialog
Ein monatliches Steuerungsgespräch sollte die wichtigsten Abweichungen priorisieren, Ursachenhypothesen prüfen und Maßnahmen verbindlich festlegen. Im Folgemonat wird überprüft, ob die erwartete Wirkung eingetreten ist. Vertrauliche Personal- und Patientendaten werden nur entsprechend den Berechtigungen verarbeitet.